Strony

piątek, 9 lipca 2021

Kolekcjoner-magazynier, ciąg dalszy.

Zanim "towar" trafi do "magazynu" trzeba go "wciągnąć do ewidencji". Bo porządek musi być!

Ilu kolekcjonerów, tyle sposobów ewidencjonowania kolekcji. Jeśli zbiera się temat dobrze opracowany, obudowany dobrą literaturą, w tym szczegółowymi katalogami, problem ewidencji można rozwiązać tak.

Strona z Ilustrowanego katalogu monet polskich bitych w okresie 1916-1965 W. Terleckiego wydanego w roku 1965 w nakładzie 10000+200 egz.
Widoczne adnotacje właściciela - nie wiem, czym różniły się pozycje oznaczone "+" od "+ z kropką".

Odhaczanie numerów katalogowych było i nadal jest bardzo popularne. Zaletą jest łatwość sprawdzenia, co już mamy, a czego w zbiorze brakuje. Wadą, brak informacji o miejscu przechowywania (można to naprawić dopisując numer ewidencyjny, który zostanie powtórzony na kopertce/holderze/podkładce w "munzschranku". 

Nie wyobrażam sobie jednak, by tak katalogować poważny zbiór monet starszych (rozumiem przez nie już monety XIX-wieczne) lub zbiór specjalistyczny - monet zbieranych na odmiany i warianty. 

Prowadzenie katalogu takiego zbioru wymaga więcej pracy, bo trzeba zapisać znacznie więcej informacji. Tradycyjna metoda stosowana w muzeach - ale też przez wielu kolekcjonerów - polega na prowadzeniu katalogu kartkowego i księgi ze spisem obiektów. W księdze zwykle umieszczano tylko podstawowe informacje, w tym o dacie i źródle pozyskania oraz oczywiście numer karty katalogowej. W książce M. Kowalskiego "Vademecum kolekcjonera monet i banknotów" wydanej przez Ossolineum w 1988 r. są przykłady kart katalogowych - muzealnych i prywatnych. Jeden z nich:


Karta z katalogu Emeryka Hutten-Czapskiego wygląda tak
skan z broszury edukacyjnej wydanej przez muzeum

Dziś, dzięki technice komputerowej mamy więcej możliwości. Zaczynając od stworzonych tylko do tego programów, poprzez liczne serwisy on-line pozwalające na tworzenie katalogu przechowywanego gdzieś "w chmurze", na pakietach biurowych (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych) kończąc. 

Przetestowałem kilka programów reklamowanych, jako wygodne, łatwe w obsłudze i bezpieczne dzięki tworzeniu kopii zapasowych. Celowo nie podaję nazw. Żaden z nich nie znalazł uznania w moich oczach. Intuicyjność obsługi zwykle przedstawiała wiele do życzenia (może nie w oczach twórców), a nie jestem w tym względzie laikiem. Z komputerami mam do czynienia od połowy lat 70-tych, z tymi domowymi od początku lat 80-tych, mam za sobą kilkuletni okres pracy na stanowisku informatyka w całkiem pokaźnej firmie. Mimo to, zdarzało mi się, że pewne proste w zamyśle twórcy programu operacje, musiałem kilkakrotnie powtarzać, by osiągnąć zamierzony cel. 

Programy tworzone w USA, o ile odpowiednie dla kolekcjonerów monet USA, bo wyposażone w gotowe bazy z możliwością pobierania na bieżąco aktualizowanych cen rynkowych, w przypadku kolekcji starszych monet europejskich okazały się mało wygodne. Problem w tym, że to właściciel zbioru powinien decydować o zawartości jego katalogu. 

Od końcówki lat 90-tych, do dziś używam "najlepszego programu na świecie". Bliski jednak jestem decyzji o zmianie w tym zakresie. Program ma przeszło 22 lata; nadal bez większych problemów uruchamia się na komputerze z linuksem (przy użyciu Wine oczywiście), ale nie wiem, jak długo ten stan rzeczy się utrzyma. Każda próba zainstalowania go w systemie Windows 10 kończy się niepowodzeniem. Próbowałem tego na prośbę znajomego kolekcjonera - skończyło się na protezie - Windows 10 + Virtualbox + Windows XP i dopiero w tym zwirtualizowanym środowisku Commence 2000 działa. Jak napisałem, pracuję (na razie koncepcyjnie - "w rozumie") nad przejściem na arkusz kalkulacyjny. Uważam, że to rozwiązanie optymalne. Arkusz można dowolnie sortować i filtrować; w każdej chwili można go rozszerzać dodając nowe kolumny w następstwie pojawiających się potrzeb. Nie wymaga wielkiej pracy stworzenie mechanizmu drukowania kart katalogowych zawierających zdjęcia monet i wybrane, albo i wszystkie zapisane w arkuszu dane monety. Nie ma też problemu z powiązaniem takiego katalogu z prowadzonym w innym arkuszu dziennikiem transakcji (a tego z listą firm, sklepów, kolekcjonerów). Jeśli komuś nie odpowiada praca z arkuszami kalkulacyjnymi, można ten cały ich zestaw przekształcić w relacyjną bazę danych - ma tę możliwość i MS Office i LibreOffice. Oczywiście można też korzystać z rozwiązań sieciowych, np. z dokumentów Google lub ich odpowiedników. Przejście z Commence na arkusze kalkulacyjne nie będzie skomplikowane, bo w Commence jest funkcja eksportowania baz danych do plików w różnych formatach odczytywalnych przez arkusze kalkulacyjne (np. csv albo dbf) 

Proszę tylko pamiętać, że dokumenty cyfrowe bywają ulotne. Absolutnie nie wolno rezygnować z wersji drukowanej, którą zresztą łatwo stworzyć - w końcu od tego są pakiety biurowe.

Czy ktoś z Was ma wątpliwości, co do niezbędności tworzenia i systematycznego prowadzenia katalogu zbioru? Oprócz oczywistości (oczywistości nie tylko dla mnie), czyli posiadaniu narzędzia dzięki któremu wiemy co w zbiorze mamy (a więc i wiedzy o w zbiorze lukach), wiemy gdzie się poszczególne monety znajdują, katalog ma jeszcze co najmniej dwie bardzo ważne funkcje, powiedzmy ekonomiczne.

Po pierwsze, jeśli (odpukać trzy razy w niemalowane drewno) padniemy ofiarą przestępstwa, ktoś nas obrabuje, to mamy podstawę do oszacowania wartości straty w celu wystąpienia z roszczeniem ubezpieczeniowym (trzeba mieć ubezpieczenie - o tym magazynier też powinien pamiętać). Mając dobre zdjęcia monet, możemy ostrzec innych kolekcjonerów przed kupnem monet z kradzieży lub prosić o sygnał, gdyby pojawiła się oferta ich sprzedaży. Mamy też wtedy możliwość udowodnienia tzw. organom, że odzyskane podczas jakiejś akcji numizmaty były naszą własnością. 

Po drugie, nie jesteśmy wieczni. Dawno temu, bo w roku 2008 napisałem o tym krótki felieton. Przeczytajcie go, proszę i postawcie sobie pytanie - CO SIĘ STANIE Z MOJĄ KOLEKCJĄ? 

W związku z tym ostatnim akapitem mam jeszcze jedną uwagę. Zauważyłem, że wszystkie programy i serwisy sieciowe do katalogowania monet mają rubryki do wpisywania aktualnych cen rynkowych. Jeśli będziecie z nich korzystać, albo jeśli stworzycie własne rozwiązania (np. w arkuszach kalkulacyjnych), dajcie sobie spokój z aktualizowaniem tych rubryk. To syzyfowa praca, na dodatek jej efekty i tak zawsze po krótkim czasie przestają być aktualne. Lepszą informacją dla zstępnych, że prawniczego żargonu użyję, będzie zapisywanie informacji o cenie zakupu, lub cenie rynkowej w dniu sporządzania zapisu w katalogu kolekcji, ale cenie przeliczonej na jakąś twardą walutę, euro albo szwajcarskiego franka, lub wyrażonej w ilości czystego złota. Taki zapis będzie dobrą wskazówką dla kogoś, kto będzie kiedyś naszą kolekcję spieniężać. 

PS 2021.07.11

Zapomniałem o jeszcze jednej ważnej sprawie. Kiedy coś z naszego zbioru znika - sprzedaż, wymiana, kradzież, darowizna itp. - nie usuwamy obiektu z katalogu zbioru, tylko odpowiednio oznaczamy, oczywiście zachowując zdjęcia i wszystkie notatki. To się przydaje!


3 komentarze:

  1. Sposób katalogowania ( jak i z resztą przechowywania monet ) jest dla mnie w dalszym ciągu tematem otwartym... na szczęście skromniutki mam jeszcze zbiór, żeby nie móc tego sprawnie w któryś weekend nadrobić. Ale mam takie przemyślenia, że mimo, że czuje się młodym człowiekiem ( 36 ) to jednak przy pierwszej próbie stworzenia takiego katalogu w Excelu ( z którym mam na co dzień do czynienia w pracy więc co nieco wiem ) zniechęciłem się z bardzo prozaicznej przyczyny - klepanie w kolejnych komórkach kolejnych informacji wydało mi się jakieś żmudne i nienaturalnie w konfrontacji z kartką i długopisem... Mamy jednak XXIw a największą zaletą budowania bazy elektronicznej jest przecież możliwość sprawniejszego dołączenia fotografii, a zatem niebawem podejmę drugą próbę. Dobrym mechanizmem tego popularnego programu jest wykorzystanie tabel przestawnych. Dzięki nim można nowe pozycje dodawać w głównej zakładce ( która jest podstawową bazą danych ) bez zwracania uwagi na to jaki to nominał, rocznik, czy typ. Następnie tabele przestawne dają możliwości bardzo swobodnego filtrowania lub układania pozycji... kto miał do czynienia z tabelami przestawnymi na pewno jest w stanie to sobie wyobrazić.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Im wcześniej się zacznie, tym lepiej. Wcześniej, tzn. wtedy, kiedy kolekcja jest jeszcze niezbyt duża. Nawet wtedy, trzeba się jednak pogodzić z tym, że to praca żmudna.
      Arkusze kalkulacyjne mają nad zeszytem tę przewagę, że działa w nich mechanizm kopiuj-wklej. A kiedy jeszcze dochodzi przypadłość "magazyniera" polegająca na tym, że bazgrze, jak kura pazurem, to format cyfrowy okazuje się bazkonkurencyjny.

      Usuń
  2. Tak z ciekawostek. Jest bardzo fajny program na komórkę. Kolekcja monet. Tak fajny, że zastanawiam się nad uruchomieniem go na komputerze.

    OdpowiedzUsuń

Z powodu narastającej aktywności botów reklamowych i innych trolli wprowadzam moderowanie komentarzy.