Zanim "towar" trafi do "magazynu" trzeba go "wciągnąć do ewidencji". Bo porządek musi być!
Ilu kolekcjonerów, tyle sposobów ewidencjonowania kolekcji. Jeśli zbiera się temat dobrze opracowany, obudowany dobrą literaturą, w tym szczegółowymi katalogami, problem ewidencji można rozwiązać tak.
Odhaczanie numerów katalogowych było i nadal jest bardzo popularne. Zaletą jest łatwość sprawdzenia, co już mamy, a czego w zbiorze brakuje. Wadą, brak informacji o miejscu przechowywania (można to naprawić dopisując numer ewidencyjny, który zostanie powtórzony na kopertce/holderze/podkładce w "munzschranku".
Nie wyobrażam sobie jednak, by tak katalogować poważny zbiór monet starszych (rozumiem przez nie już monety XIX-wieczne) lub zbiór specjalistyczny - monet zbieranych na odmiany i warianty.
Prowadzenie katalogu takiego zbioru wymaga więcej pracy, bo trzeba zapisać znacznie więcej informacji. Tradycyjna metoda stosowana w muzeach - ale też przez wielu kolekcjonerów - polega na prowadzeniu katalogu kartkowego i księgi ze spisem obiektów. W księdze zwykle umieszczano tylko podstawowe informacje, w tym o dacie i źródle pozyskania oraz oczywiście numer karty katalogowej. W książce M. Kowalskiego "Vademecum kolekcjonera monet i banknotów" wydanej przez Ossolineum w 1988 r. są przykłady kart katalogowych - muzealnych i prywatnych. Jeden z nich:
Dziś, dzięki technice komputerowej mamy więcej możliwości. Zaczynając od stworzonych tylko do tego programów, poprzez liczne serwisy on-line pozwalające na tworzenie katalogu przechowywanego gdzieś "w chmurze", na pakietach biurowych (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych) kończąc.
Przetestowałem kilka programów reklamowanych, jako wygodne, łatwe w obsłudze i bezpieczne dzięki tworzeniu kopii zapasowych. Celowo nie podaję nazw. Żaden z nich nie znalazł uznania w moich oczach. Intuicyjność obsługi zwykle przedstawiała wiele do życzenia (może nie w oczach twórców), a nie jestem w tym względzie laikiem. Z komputerami mam do czynienia od połowy lat 70-tych, z tymi domowymi od początku lat 80-tych, mam za sobą kilkuletni okres pracy na stanowisku informatyka w całkiem pokaźnej firmie. Mimo to, zdarzało mi się, że pewne proste w zamyśle twórcy programu operacje, musiałem kilkakrotnie powtarzać, by osiągnąć zamierzony cel.
Programy tworzone w USA, o ile odpowiednie dla kolekcjonerów monet USA, bo wyposażone w gotowe bazy z możliwością pobierania na bieżąco aktualizowanych cen rynkowych, w przypadku kolekcji starszych monet europejskich okazały się mało wygodne. Problem w tym, że to właściciel zbioru powinien decydować o zawartości jego katalogu.
Od końcówki lat 90-tych, do dziś używam "najlepszego programu na świecie". Bliski jednak jestem decyzji o zmianie w tym zakresie. Program ma przeszło 22 lata; nadal bez większych problemów uruchamia się na komputerze z linuksem (przy użyciu Wine oczywiście), ale nie wiem, jak długo ten stan rzeczy się utrzyma. Każda próba zainstalowania go w systemie Windows 10 kończy się niepowodzeniem. Próbowałem tego na prośbę znajomego kolekcjonera - skończyło się na protezie - Windows 10 + Virtualbox + Windows XP i dopiero w tym zwirtualizowanym środowisku Commence 2000 działa. Jak napisałem, pracuję (na razie koncepcyjnie - "w rozumie") nad przejściem na arkusz kalkulacyjny. Uważam, że to rozwiązanie optymalne. Arkusz można dowolnie sortować i filtrować; w każdej chwili można go rozszerzać dodając nowe kolumny w następstwie pojawiających się potrzeb. Nie wymaga wielkiej pracy stworzenie mechanizmu drukowania kart katalogowych zawierających zdjęcia monet i wybrane, albo i wszystkie zapisane w arkuszu dane monety. Nie ma też problemu z powiązaniem takiego katalogu z prowadzonym w innym arkuszu dziennikiem transakcji (a tego z listą firm, sklepów, kolekcjonerów). Jeśli komuś nie odpowiada praca z arkuszami kalkulacyjnymi, można ten cały ich zestaw przekształcić w relacyjną bazę danych - ma tę możliwość i MS Office i LibreOffice. Oczywiście można też korzystać z rozwiązań sieciowych, np. z dokumentów Google lub ich odpowiedników. Przejście z Commence na arkusze kalkulacyjne nie będzie skomplikowane, bo w Commence jest funkcja eksportowania baz danych do plików w różnych formatach odczytywalnych przez arkusze kalkulacyjne (np. csv albo dbf)
Proszę tylko pamiętać, że dokumenty cyfrowe bywają ulotne. Absolutnie nie wolno rezygnować z wersji drukowanej, którą zresztą łatwo stworzyć - w końcu od tego są pakiety biurowe.
Czy ktoś z Was ma wątpliwości, co do niezbędności tworzenia i systematycznego prowadzenia katalogu zbioru? Oprócz oczywistości (oczywistości nie tylko dla mnie), czyli posiadaniu narzędzia dzięki któremu wiemy co w zbiorze mamy (a więc i wiedzy o w zbiorze lukach), wiemy gdzie się poszczególne monety znajdują, katalog ma jeszcze co najmniej dwie bardzo ważne funkcje, powiedzmy ekonomiczne.
Po pierwsze, jeśli (odpukać trzy razy w niemalowane drewno) padniemy ofiarą przestępstwa, ktoś nas obrabuje, to mamy podstawę do oszacowania wartości straty w celu wystąpienia z roszczeniem ubezpieczeniowym (trzeba mieć ubezpieczenie - o tym magazynier też powinien pamiętać). Mając dobre zdjęcia monet, możemy ostrzec innych kolekcjonerów przed kupnem monet z kradzieży lub prosić o sygnał, gdyby pojawiła się oferta ich sprzedaży. Mamy też wtedy możliwość udowodnienia tzw. organom, że odzyskane podczas jakiejś akcji numizmaty były naszą własnością.
Po drugie, nie jesteśmy wieczni. Dawno temu, bo w roku 2008 napisałem o tym krótki felieton. Przeczytajcie go, proszę i postawcie sobie pytanie - CO SIĘ STANIE Z MOJĄ KOLEKCJĄ?
W związku z tym ostatnim akapitem mam jeszcze jedną uwagę. Zauważyłem, że wszystkie programy i serwisy sieciowe do katalogowania monet mają rubryki do wpisywania aktualnych cen rynkowych. Jeśli będziecie z nich korzystać, albo jeśli stworzycie własne rozwiązania (np. w arkuszach kalkulacyjnych), dajcie sobie spokój z aktualizowaniem tych rubryk. To syzyfowa praca, na dodatek jej efekty i tak zawsze po krótkim czasie przestają być aktualne. Lepszą informacją dla zstępnych, że prawniczego żargonu użyję, będzie zapisywanie informacji o cenie zakupu, lub cenie rynkowej w dniu sporządzania zapisu w katalogu kolekcji, ale cenie przeliczonej na jakąś twardą walutę, euro albo szwajcarskiego franka, lub wyrażonej w ilości czystego złota. Taki zapis będzie dobrą wskazówką dla kogoś, kto będzie kiedyś naszą kolekcję spieniężać.
PS 2021.07.11
Zapomniałem o jeszcze jednej ważnej sprawie. Kiedy coś z naszego zbioru znika - sprzedaż, wymiana, kradzież, darowizna itp. - nie usuwamy obiektu z katalogu zbioru, tylko odpowiednio oznaczamy, oczywiście zachowując zdjęcia i wszystkie notatki. To się przydaje!
Sposób katalogowania ( jak i z resztą przechowywania monet ) jest dla mnie w dalszym ciągu tematem otwartym... na szczęście skromniutki mam jeszcze zbiór, żeby nie móc tego sprawnie w któryś weekend nadrobić. Ale mam takie przemyślenia, że mimo, że czuje się młodym człowiekiem ( 36 ) to jednak przy pierwszej próbie stworzenia takiego katalogu w Excelu ( z którym mam na co dzień do czynienia w pracy więc co nieco wiem ) zniechęciłem się z bardzo prozaicznej przyczyny - klepanie w kolejnych komórkach kolejnych informacji wydało mi się jakieś żmudne i nienaturalnie w konfrontacji z kartką i długopisem... Mamy jednak XXIw a największą zaletą budowania bazy elektronicznej jest przecież możliwość sprawniejszego dołączenia fotografii, a zatem niebawem podejmę drugą próbę. Dobrym mechanizmem tego popularnego programu jest wykorzystanie tabel przestawnych. Dzięki nim można nowe pozycje dodawać w głównej zakładce ( która jest podstawową bazą danych ) bez zwracania uwagi na to jaki to nominał, rocznik, czy typ. Następnie tabele przestawne dają możliwości bardzo swobodnego filtrowania lub układania pozycji... kto miał do czynienia z tabelami przestawnymi na pewno jest w stanie to sobie wyobrazić.
OdpowiedzUsuńIm wcześniej się zacznie, tym lepiej. Wcześniej, tzn. wtedy, kiedy kolekcja jest jeszcze niezbyt duża. Nawet wtedy, trzeba się jednak pogodzić z tym, że to praca żmudna.
UsuńArkusze kalkulacyjne mają nad zeszytem tę przewagę, że działa w nich mechanizm kopiuj-wklej. A kiedy jeszcze dochodzi przypadłość "magazyniera" polegająca na tym, że bazgrze, jak kura pazurem, to format cyfrowy okazuje się bazkonkurencyjny.
Tak z ciekawostek. Jest bardzo fajny program na komórkę. Kolekcja monet. Tak fajny, że zastanawiam się nad uruchomieniem go na komputerze.
OdpowiedzUsuń